仕事をどんどん動かせ!仕組みを考える上での10個のポイント


Unknown  L. da Vinci's mechanism found in Athens - 無料写真検索fotoq
photo by Nasos3

猫より出でし者、どうも @bosunekoです。

仕事は一人でするものであり、でも複数人でするものでもあります。
自分一人なら仕組みがなくなって仕事を回せますが、他の人が関わってくるとそうは行きません。
また、仕事の効率、標準化の観点から考えてみても、間違いなく「仕組み」が必要でしょう。


私も仕事の改善で、様々な仕組みを考えてきました。ですが、まだまだ改善できるポイントは沢山ありまして、どうやってこれから仕組みを作っていこうかなぁって考えています。
そこで、いったん仕組み作りをする上でのポイントをこのブログ上でまとめてみたいと思います。

01 「やった」「やらない」を全て「やった」に変える


だいたいの仕組みで必要な事は「管理」です。
仕組みの肝を司る管理は、落としてはならない本丸になります。
その仕組みを使って仕事をやった。この事実だけを追い求めなければ、オセロの様に全面真っ白にする事は出来ません。


誰か「やらない」仕組みでは意味がありません。全員が「やった」という管理が必要不可欠です。


02 やる内容を標準化する


人によってやり方が違ったら、それは私が考える仕組みではありません。
単なるスタンドプレイであり、会社が考えるよりよい姿ではないと思います。
悪く言えば「自分勝手」です。


仕組みを定着させるには、誰がやっても結果がある一定レベルを担保出来る形でなければいけません。
マニュアルを作ったり、チェックリストを作ったり、また研修を定期的に行う事によって、仕事は標準化に向かうのです。


03 「めんどくさい」を排除する


新しい仕組みは、誰にとっても受け入れがたい物です。
今までのやりかたでいいじゃないか!っと激怒するかたもいるかもしれません。
そんな人の抵抗に真っ向から突っ込んでいく仕組みは、大抵うまく行きません。


その仕組みの中に一つでもいいから「楽になった」というご褒美をちりばめましょう。
今までのストレスだと思っていた「めんどくさい」を、新しい仕組みで助けましょう。
そしたら、反対していた人が「案外、新しい仕組みの方がいいよ」っと肩を押してくれるかもしれません。


04 判断させない


仕事上で一番パワーを使うのは「思考」です。
そして、時間がかかるのも「思考」です。
だったら、その「思考」する時間を極力ゼロにする仕組みであれば、効率よく仕事を回せると思います。


考えさせず、選択肢を用意する。
これだけでも、仕事は大きく動くのです。


05 修正があればすぐ修正する


だからと言って、最初から仕組みがうまくいくことはありません。
トライアンドエラー、試行錯誤の連続です。
作成者にとっては、仕組みができあがって運用されればそれで終了な気がします。
ですが、実際の仕組みの上で動くのは、実際に働く人々です。


その働く人々にとって、新しい仕組みはかなりのストレスを伴う物です。
ですので修正があればすぐ修正しましょう。
じゃないと、間違いなくモチベーションの低下につながります。


06 全ての視点でテストをする


仕組みを作る上で、より素晴らしい形にするには、様々な視点が必要です。
作成者、実際に動かす人、上司、お客などなど複数の目から欠陥を挙げましょう。
それを乗り越えた仕組みは、ちょっとやちょっとじゃぁ壊れたりしません。


07 目的を忘れない


なぜ、この仕組みを作るのか?根本的な目的は忘れないようにしましょう。
私は仕組みを作るのが好きなので、ついつい熱中してしまいますが、仕事の効率化という目的だったり、標準化だったりの必ず目的があるので、その事だけは念頭において考えます。


じゃないと、実際にその仕組みを動かす人たちに迷惑がかかるからです。
「楽をさせてあげたい」「もっと仕事を効率よく回させてあげたい」そんな素朴な願いと共に目的を忘れなければ、良い仕組みは絶対にできあがります。


08 図を書く


ここまで来て、結構重要な話しをします。
図を描きましょう。
頭の中で描かれた図は、それまでです。


ペンを通して描かれた図こそ、相手に伝わりやすい仕組みにつながります。
図を書きましょう。これ重要です。


09 情報を一元化する


情報は生き物です。
誰から発信されて、どこへ消えていくのかは誰にも分かりません。
そんな情報だからこそ、集中させる必要があります。
特に、仕組みを導入した当初は。


いかに現場の情報を吸い上げて、仕組みにフィードバックさせてあげる。
このサイクルをグルグル回すには、一元化させるのが一番有用であると私は考えています。
情報を制する物は仕組みを制するのかもしれません。


10 最低ラインはしっかりする


仕組みが破綻したことを考えて、最低ライン仕事が回せるような仕組みになっていることが望ましいです。
だって、仕組みが破綻したって仕事はしなきゃいけないので。
そこまで考えていないと、仕組みなんて作れないですよ。


まとめ


仕組み作りは大変楽しい作業です。
データはこう回ってきて、処理して、その処理したデータをチェックしてもらって、その過程をチェックシートで管理して、最後にはお客様に流れる。
そんなピタゴラススイッチみたいな感じが、私にしっくりくるのです。


仕組み作りにお悩みのかたへ、ヒントになれば幸いです。
では、またー!

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