ボスネコの行けるときに行けって！

photo by kakki****


猫より出でし者、どうも @bosunekoです。

仕事柄様々な人の説明をききます。
もちろん上手下手は様々なあるのですが、今回素通り出来ないほどの説明をする人に出会いました。
とことん聞きづらいし、分かりづらかったです。もうイライラ。
その後「なぜダメだったのか？」を振り返ってみたところ、16個のポイントが浮かび上がってきたのでまとめてみます。


もしかしたらあなたも当てはまっていませんか？

分かりづらいという不利益

分かりづらいは、イライラを生みます。
良いことを言っていても、利益になることを言っていても、そのうわべには感情が存在します。
なので、イライラさせると自分の言いたいことが伝わりませんし、いい印象ももってもらえません。


大事なのは分かりやすい説明＝イライラさせない説明が最低限必要だと私は考えます。


反面教師。私自身ももっと分かりやすい説明をしたいのでダメなポイントをまとめてみたいと思います。
次項からダメな説明16個のポイントをご紹介します。

1.「えー」「あー」が多い

photo by ~jjjohn~

とにかく「えー」「あー」が多いと説明のリズムが悪いです。
リズムが悪いと言うことは聞き手にとっての聞きづらさにつながります。
余計なことは言わないのがスマートな説明です。

2.資料のページが飛びすぎて、どこの説明なのか分からない

資料を用いながらの説明にも注意が必要です。
「今、どこのページを読んでいるのか？どこの説明をしているのか？」このことが相手に伝わっているかどうか確認する必要があります。


読んでいるページが違えば、即、聞き手のイライラにつながります。

3.早口

とにかく早口はアウトです。
もちろん聞きやすいという人もいるかと思いますが、大抵の人は早口に聞きづらいという印象を抱いている事と思います。


適切なスピードを心がけましょう。

4.専門用語をバンバン言う

私の仕事も結構専門職なので専門用語が沢山存在します。
でも、お客様の前ではできる限り使わないようにしています。
やはり知らない単語が多いと説明って聴いていても分からなくなります。


ビジネス用語も気をつけた方がいいと思います。
知らない人は知らないですし、使わなくたって円滑な説明は可能でしょう？

5.しつこい

photo by Ian A Kirk

しつこさも説明にはいらない要素です。
大事なポイントを何度も説明するのだけは例外としていいと思いますが、それ以外の連呼はノイズとして相手に伝わってしまいます。
「分かっていると思いますが・・・」「知っていると思いますが・・・」
というような枕詞の連呼も、相手をおっちょくっているように聞こえる場合もあるので注意が必要です。

6.内容自体を理解していない

そもそもの前提として、内容を理解しないで説明しないほうがいいと私は思います。
分かりっこないと思う人もいるでしょうが、「知らない」と言うことは相手にも伝わります。
内容をよく理解した上での説明を心がけたいです。

7.自信が無い

前項と被る無いようかもしれませんが、自信の無い説明はきく気を無くします。
聞き手にとって自信の無い説明は、無駄に時間を過ごしているのと一緒です。
ぜひ、自信を持って説明して下さい。
だって、何か伝えるために説明するんでしょ？

8.例外を説明しすぎる

たとえが多かったり、脱線が多すぎると情報過多で聞き手は聴く気を失います。
極力自分がいいたい結論に結びつく内容だけ話すようにして、それ以外の脱線は後に回す方がスマートな説明になるでしょう。

9.人の話しを聞いていない

photo by Shandi-lee

説明って言っても、こちらから一方的に話す場合もありますが、話しをしながらの説明も存在します。
その時に、相手の話しを聞いていないとやはり、いい説明につながりません。


相手の話しをしっかり聞いて「何を説明して欲しいのかな？」っとポイントを的確につかめれば、自分の説明にもつながりますし、多少の下手な説明でもうまく使えることが可能になると思います。

10.「っと思います」が多い

聞き手が聴きたいことは、確実な無いようです。
曖昧さは説明をダメにします。

11.知りたいところを説明してくれない

聞き手のニーズをつかめていないという点もダメな説明のポイントです。
説明して欲しいところを説明してくれない、っということがストレスにつながります。

12.「とりあえず」が多い

一時的な処置は、長い目で見ると毒です。
今できる最大限の説明、行動を説明で示すべきです。
「とりあえず」という逃げの言葉では、良い説明につながらないでしょう。

13.言葉がひどい

photo by Noukka Signe

最低限の敬語、言葉、ワードなどなども説明の大事な要素です。
説明のうまい人は言葉選びもうまいです。
逆に下手な人は、たいがい言葉選びで失敗していると思います。
日頃から、うまいひとの言葉を真似してみましょう。また、ボキャブラリーを増やす努力も必要かと思います。

14.メリハリが無い

単調な説明は、睡眠を誘うときだけでいいです。
大事なポイントは強調して、それ以外はリズムよくしゃべる。
説明はこれにつきると私は考えます。

15.ダラダラとしゃべる

時間の概念の無い説明は、単なる女子会の雑談と一緒です。
「伝えたいことは何か？」その事を考えて、それに向けての最短距離を目指す方がスマートな説明になりますよ。

16.理論的じゃない

事前に準備をしていないと、だいたい非論理的な話しになります。
それでもうまく伝えられる人もいますが、基本的には準備の時に話す内容、順番等決めておく方が素晴らしい説明につながるでしょう。

まとめ

photo by laszlo-photo


説明は「相手にいかに伝わったか？」が全てです。
それに向かって、一つ一つポイントを抑える必要があります。
それが、素晴らしい説明へのただ一つの道だと私は考えます。


私自身もまだまだ未熟な説明ですが、もっともっとうまい説明を目指したいなと、記事を書きながら考えました。
あなたにとって、何かのヒントになれば幸いです。

では、またー！

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