photo by gullevek
猫より出でし者、どうも @bosunekoです。
さて今回ご紹介するソフトは「DocuWorks」という電子書類管理ソフトになります。
仕事上でこのソフトを多用と言いますか、否。このソフトが無いとやばいくらいに業務に密着しているソフトになります。
どんなソフトか一言で言えば「PDFを更に便利にしたソフト」だと言えば分かるかと思います。
PDFは電子データの一つですが、DocuWorksもその仲間になるのです。
電子書籍とかスキャンした書類などなどPDFで管理している人もいるかと思います。
EvernoteとかDropboxなどクラウドに置いて使っている方もいるかと思います。
その第三の選択として私はDocuWorksを勧めたいと考えています。
電子ファイル管理ソフトをお探しの方も、是非一度目を通してみてくださいな。
PDFよりDocuWorksが優れている6つの理由
昔からあるソフトなので、正直今更感がある話しなんですが、一度まとめておきたいと思いましたので書かせて頂きます。
DocuWorks、めっちゃ便利です。まるで「紙」。その言葉が大いに当てはまると私は考えています。
PDFという電子フォーマットも世界標準として存在していますが、DocuWorksも中々負けていません。
いや、優れていると私は下記の6つの理由から考えています。
１．安い
２．ハンドリングが軽い
３．紙のように使える
４．PDFで出来ることはDocuWorksでも出来る
５．DocuWorksファイルと他のファイルを一緒にくっつけられる
６．電子データ管理ソフトとして使える
要するに、使いやすいんです。ほんと。
もちろんダメなところもありますが、それを凌駕する長所が沢山あるのです。
このソフトが無かったら、会社でもペーパレス化を計れなかったと思います。
次項から詳しく見ていきます。
１．安い
私の印象ではPDFの管理ソフトはめっちゃ高いというものがあります。
今価格.comで調べてみたら、Adobe Acrobat XI Standard 日本語版が最安32,161円です。
なかなか手が届かない金額ですね。これがPDFの編集ソフトだと考えると・・・うーむ。
それと比べてDocuWorsは、DocuWorks 7.3 日本語版/1ライセンス基本パッケージが最安10,885円です。
Acrobatと比べても約1/3の価格で購入できます。
もちろん、他の会社のPDF編集ソフトあるかと思いますのでご参考までに。
２．ハンドリングが軽い
結局行き着く先は操作感です。
パソコン作業なのでマウス及びキーボード操作でどこまで違和感なく操作できるかが重要です。
昔に比べてPDFもだいぶ軽くなってきているかと思います。
ですが、DocuWorksの操作感は一度触ってしまうと病みつきになるかと思うんです。
だって軽いのですから。
マウスでページをめくる。キーボードでページをめくる。拡大する、縮小する。
操作一つ一つがストレス無く操作できるのも、DocuWorksの特徴です。
３．紙のように使える
紙上で行う作業は何ですか？
サインを書く、蛍光ペンを塗る、消しゴムで消す、枠を描く、付せんをつけるなどなどおそらく紙で行える作業はDocuWorks上でもほとんど可能です。
印鑑を押したり、一部分を切り取ったり、インデックスをつけたり、出来ることは多岐に渡ります。
まさに、紙。この言葉を体言化したソフトがDocuWorksなのです。
４．PDFで出来ることはDocuWorksでも出来る
3.とかぶりますが、PDFで出来ることは基本DocuWorksでも出来ます。
OCRだって、ページ加工だって可能です。
また、お客様に送付するなどどーしてもPDFが必要になったときも安心してください。
PDFの変換機能も搭載されています。
なので、DocuWorksだからお客様とのデータのやりとりがうまくいかないという点も問題ありません。
５．DocuWorksファイルと他のファイルを一緒にくっつけられる
上図が一緒にしたファイルです。これが素晴らしい。
通常マニュアルや資料などWordやエクセルで作った資料を、修正されたくないのでPDF等に変換して、他の人と共有するかと思います。
そして、元のファイルとPDFは別々に管理になるので、管理が大変になるっていうことがあるかと思います。
DocuWorksには一つ素晴らしい機能がありまして、DocuWorksデータにWordとかExcelなど一緒にすることが出来るのです。
なので、原本と公開ファイルを一つのファイルで管理出来るので、把握が大変楽になります。
６．電子データ管理ソフトとして使える
最後に挙げておきたいことがあります。
DocuWorksは電子フォーマットですが、もう一つの側面として電子ファイル管理ソフトという面があります。
なので、PDFはもちろん、Word、Excel、JPGなどサムネイルで表示する機能があります。
また、通常電子ファイル管理ソフトは独自のフォルダ構造を自動的に作ってしまうので、今あるフォルダやデータをうまく取り込めない事があると思います。
でもご安心を。
DocuWorksは、リンクフォルダ機能というものがありまして、通常のパソコンのフォルダにそのままリンクを貼る形で、DocuWorks上に表示させることが出来るのです。
なので、今までのデータやフォルダを無駄にはしません。
まとめ
なんか文章を振り返ってみたら営業っぽい感じですが、DocuWorksは電子データ管理ソフトとしていいソフトです。
仕事上なかなかEvernoteやDropboxが使えませんが、その代わり電子データ管理は全てDocuWorksで行っています。
軽くて管理しやすくて、紙のように使えるので大変お気にいりなソフトです。
是非、PDFでのファイル管理に嫌気がさした方がいればDocuWorksを使ってみて下さいな。
では、またー！
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
私の記事やブログを気に入ってくださったのなら、是非RSSリーダーにもご登録お願いします！！！
RSSリーダーで購読する
