photo by Mijonju
猫より出でし者、どうも @bosunekoです。
プロジェクト管理って響き、心地よくないですか？
私の中で最近、頭の中をグルグルと、素晴らしい響きを奏でています。
プロジェクト管理を初めて、仕事が少しずつ前に進んでいると実感が湧きました。
また、大きなプロジェクトの管理しながら行えば、必ず出来るという自信も湧きました。
あなたの仕事において「プロジェクト」ってありますか？
初歩的ではありますが、私のプロジェクト管理への考え方を示します。
プロジェクトととは？
まず、プロジェクトの定義をしておきましょう。
映画のプロジェクトだったり、町おこしプロジェクトなど、町中でよく見かける言葉です。
プロジェクトととは何か？
言葉の響きとして、なんだか格好良くて、でも小難しそうなイメージが湧いてきます。
複数人でプロフェッショナルが集まって、事を起こすという絵も思い浮かべますね。
スマホ時代のタスク管理「超」入門という本から引用させていただきますと・・・
「プロジェクト」とは完了に2日以上は必要な企画です。例えばこの本を書く仕事も１つの「プロジェクト」です。もちろん1日で全部は書き終わりません。毎日全体の１断片を少しずつ作り、時間をかけて最終的な1冊をまとめ上げるのです。「クリエイティブ」とはこうしたコツコツとした作業を安定して進められることです。
シンプルな説明です。
プロジェクトは私達の周りにあふれかえっていると思います。
旅行の準備、結婚式、大掃除、引っ越し、小さい物も加えると絵を描くとか、パソコンの購入とかなども加えられるでしょう。
仕事でも沢山あるかと思います。
2日以上かかるから、今日やるリストではどーにも、こーにも管理出来ない代物なのです。
プロジェクト管理の必要性
プロジェクトは2日以上かかる企画です。
そう考えると、今日のタスクリストでは太刀打ち出来ない事になります。
また、プロジェクトは大抵他の人とのからみもあります。
「Aさんは、この準備して」「Bさんは、この企画を作成」・・・っとそれぞれ分担をふったとしても、その担当者が忘れる可能性もありますし、仕事の状況では期限通りに事が運ばないかもしれません。
更にプロジェクトに修正はつきものです。
取り返しのミスをしないためにも、段取り等の管理は必要不可欠です。
リソース状況の把握、進捗管理、もれなくダブりなくっと言ったことを、日々の業務プラス行わなければなりません。
ここで、人生にプロジェクトという本から引用致します。
目の前のことばかりに気を取られていると、いつの間にか「虫の目」になる。虫には木にしか見えないが、鳥には森が見えている。「鳥の目」で見てみよう。
そうなのです。プロジェクト管理はまさに「鳥の目」になってみましょうということです。
結果に向かって、近道を鳥になり模索しつつ、森の状況にも目を配り、虫たちの動向にも目を配るのです。
そして、刻々と変わり要因に基づき、方向性や段取り、担当等を入れ替えながら目的に向かって進むのです。虎視眈々と。
プロジェクト管理をしようとしたきっかけ
私自身、今まではほぼ単独の仕事ばかりでしたので、あまりプロジェクト管理のことについて考えたことはありませんでした。
でも、それがいけなかったのかもしれません。
仕事上、改善しなければいけないという箇所がありました。4年前ぐらいからずーっと言われ続けていた事です。
タスクリストにはいつかやろうというリストに入っていますし、上司に言われたときには「よし、やろう！」っとは思っていました。
でも、結果、何も進まなかったのです。1日では絶対に終わらないし、時間がかかることが容易に予想出来たという点もありましたが、やはりプロジェクト管理をしっかり行っていなかったことも原因の一つだと私は考えています。
その出来事があってから、私は目覚めました。プロジェクト管理をしようと決めました。
今現在の環境。
私は今現在、MindManagerというソフトを使用して、プロジェクト管理をしています。
マインドマネージャー ソフト MindManagerでMindMapが描ける 製品案内トップ
昔のバージョンで機能は少ないのですが、少ないからこそ初めにはちょうど良かったです。
MindManagerで私は下記の３つの項目を管理しています。
・タスク
・期日
・担当
マインドマップ形式ですので、タスクを細分化するのに大変使いやすいです。
また、項目ごとにまとめるのもお茶の子さいさいです。
プロジェクトの立ち上げ時、関わる人と一緒にMindManagerにタスク等入力します。
データを共有フォルダに保存して、そして、それぞれの担当者でタスクが終わったら進捗状況を完了にしてもらっています。
定期的にプロジェクトを見直すことによって、細かい軌道修正もOKです。
また、自分単独のプロジェクト管理にも最適です。
2日以上かかりそうだったら、まずMindManagerに入力して、タスクを細分化して、期日しています。
その後、タスクリストに追加して仕事に入ります。
そして、毎朝プロジェクトの進捗を入力するようにしています。
MindManagerにはそれぞれの項目に進捗状況のアイコンをつけれるので、「どのくらい進んだのか？」が見やすくて良い感じです。
プロジェクト管理の７つの考え方
photo by Éole
最後に私が学んだ初歩的なプロジェクト管理について書いていきます。
1.1日では終わらない
そう、終わらない。
1日で終わりそうでも、終わりません。
自分の感覚だけでは仕事は出来ません。
1日で終わらないから、管理が必要なのです。
2.緊急の仕事は終わるように出来ている
緊急の仕事は2日かかろうが、1週間かかろうが終わるように出来ています。
なぜなら、緊急だから。
でも、私が取り組まなきゃいけないことは、緊急ではないけれど、重要なことです。
3.結果が見えないからしないんだよ
人は見えないことについては、無き者として扱う傾向があります。
ですので、結果が見えないことについて取り組みたくないという気持ちが湧きます。
だから、しない。
想定する結果を丹念にイメージすることが重要です。
4.逆算と積み重ねが必要
結果がイメージ出来たら、逆算です。
何が必要で、これが必要でっと考えていくのです。
そして、今度は逆に積み重ねです。
この手順でいいのか、順番でいいのかとむんむんと考える必要があります。
5.経験と実績が必要
タスクをこなして経験してからでないと分からないことがあります。
その経験を生かして、プロジェクトに反映していくのです。
また、タスクをこなすことによって実績が伴ってくるとやる気も湧いてきます。
過程も大事ですが、結果にこだわることも必要でしょう。
6.トライアンドエラー
失敗はつきものです。
プロジェクト管理は失敗まで考えこそのものだと思います。
そして、試行錯誤。
プロジェクトを日々修正していくことも必要です。
7.コントロールする
コントロール出来ることはとことんしておくべきです。
なぜなら、プロジェクト全体に関わってくるからです。
邪魔されないように、後戻りしないように、もれなくだぶりなく考えることも必要でしょう。
まとめ
プロジェクト管理は魔法の杖ではありません。
単なる道具です。でも使いこなすことが出来れば、仕事やプライベートをグッと前に進める力になることは確かです。
そして、一長一短で身につく物でもありません。
経験して、実感して、そしてまた次に生かす。このサイクルを回してグルグル回して身につけていくのです。
私はそのサイクルでグルグル回しているところです。
うまくいかない部分ももちろんありますが、少しずつでも仕事が進んでいることが嬉しいです。
あなたにとって、プロジェクト管理が力になりますように。
では、またー！
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